総務課は院外の方からの連絡を最初に受ける窓口になったり、院内の他部署や職員の間をつなぐ架け橋となったりするなど、院内外の多くの人と関わる部署です。そのため意思疎通や情報共有の際に抜け漏れが生じないような円滑なコミュニケーションが求められます。

総務課の具体的な仕事内容は病院受付や会計業務・レセプト請求を行っている医療事務とは異なり、主に電話応対・職員の採用・各種社会保険の手続き・職員の勤怠管理や健康管理・福利厚生業務・安全衛生管理・備品の管理・防災業務・施設基準管理等があります。
普段は患者様や利用者様と直接かかわることが少ない部署ですが、総務課の仕事の一つに「電話応対」があり、日中の電話応対は主に総務課職員が行っています。

私は電話応対が声だけのコミュニケーションだからこそ、普段以上に丁寧に対応する必要があると思っております。お互いの顔が見えないため、こちらの言い方ひとつで印象が大きく異なってきます。相づちを打つにも声のトーンや言い方で相手の受け止め方に大きな違いが出てきます。

電話での印象が病院全体の印象となってしまうこともあるので、電話口の方が何を伝えたいのか、何を聞きたいのかを的確に判断し質問にお答えしたり、お取次ぎを行ったりと電話応対はとても気を遣う業務の一つです。
私も電話応対を始めてすぐの頃は、何を聞かれるのだろうとか電話口の方が求めている回答ができたのだろうかととても不安でした。
直接顔が見えないため、電話の最後に「ありがとう」と言われたときは本当にうれしいものです。

総務課の仕事は成果があまり見えにくいと感じている職員もいるかと思います。しかし、対応次第では病院の印象を左右しかねない重要な業務を担っています。
これからも「電話をしてよかった」と感じていただけるよう、丁寧で分かりやすい対応を心がけていきたいです。

事務長　吉本直子

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